Polityka prywatności Crafty Trips
Niniejszy dokument opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez Crafty Trips w związku ze stroną internetową, rezerwacjami i organizacją wypraw.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest Crafty Trips – [DO UZUPEŁNIENIA: pełna nazwa firmy, forma prawna, adres, NIP, REGON/KRS].
Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: [DO UZUPEŁNIENIA: adres e-mail].
Jeżeli w przyszłości zostanie wyznaczony Inspektor Ochrony Danych, jego dane kontaktowe zostaną wskazane w aktualnej wersji Polityki prywatności.
2. Zakres Polityki prywatności
Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem ze strony internetowej Crafty Trips, dokonywaniem rezerwacji, udziałem w wyprawach, kontaktem z Crafty Trips, otrzymywaniem informacji marketingowych, korzystaniem z formularzy oraz używaniem plików cookies i podobnych technologii.
3. Jakie dane możemy przetwarzać
W zależności od celu i konkretnej wyprawy Crafty Trips może przetwarzać w szczególności: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane niezbędne do rezerwacji i zawarcia umowy, dane dotyczące płatności, dane potrzebne do wystawienia biletów i organizacji transportu, dane wymagane przez ubezpieczyciela, dane dotyczące zakwaterowania, dane kontaktu awaryjnego oraz inne informacje dobrowolnie przekazane przez uczestnika.
Dane paszportowe, takie jak numer dokumentu, data ważności, data urodzenia lub obywatelstwo, są zbierane wyłącznie wtedy, gdy są rzeczywiście potrzebne do organizacji konkretnej wyprawy, np. lotu wewnętrznego, ubezpieczenia lub spełnienia wymogów lokalnych. Crafty Trips nie zbiera takich danych „na zapas”.
4. Rezerwacja i realizacja wyprawy
Dane podane w formularzu rezerwacyjnym są przetwarzane w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy, zawarcia i realizacji umowy dotyczącej wyprawy, obsługi płatności, kontaktu z uczestnikiem, organizacji zakwaterowania, transportu, ubezpieczenia, biletów, atrakcji oraz innych usług przewidzianych w programie.
Zakres danych ograniczany jest do informacji niezbędnych do wykonania danej usługi.
5. Formularz kontaktowy
Dane przesłane przez formularz kontaktowy, w szczególności imię, adres e-mail, opcjonalny numer telefonu oraz treść wiadomości, są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia dalszej korespondencji dotyczącej zgłoszonej sprawy.
Samo wysłanie formularza kontaktowego nie oznacza zgody na otrzymywanie informacji marketingowych.
6. Marketing e-mail
Crafty Trips może wysyłać informacje o nowych wyprawach, terminach i ofertach wyłącznie osobom, które wyraziły odpowiednią, dobrowolną zgodę na komunikację marketingową e-mail.
Zgoda marketingowa jest odrębna od rezerwacji i udziału w wyprawie. Jej brak nie wpływa na możliwość dokonania rezerwacji. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Jeżeli Crafty Trips wdroży zewnętrzny system do wysyłki newslettera lub ofert, Polityka prywatności zostanie odpowiednio zaktualizowana.
7. Wizerunek uczestnika
Zdjęcia i materiały wideo zawierające wizerunek uczestnika mogą być wykorzystywane przez Crafty Trips w celach promocyjnych lub informacyjnych wyłącznie na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody, jeżeli taka zgoda jest wymagana.
Akceptacja Regulaminu ani dokonanie rezerwacji nie oznaczają zgody na wykorzystanie wizerunku. Brak zgody nie wpływa na możliwość udziału w wyprawie. Uczestnik może wycofać zgodę w zakresie przyszłego wykorzystania materiałów zgodnie z obowiązującymi przepisami.
8. Dane dotyczące zdrowia
Crafty Trips standardowo nie zbiera danych dotyczących zdrowia. Jeżeli uczestnik dobrowolnie przekaże informacje zdrowotne lub ich przetwarzanie okaże się rzeczywiście konieczne dla bezpieczeństwa uczestnika albo organizacji konkretnej wyprawy, dane będą przetwarzane wyłącznie w niezbędnym zakresie i na odpowiedniej podstawie prawnej.
Crafty Trips nie tworzy profilów zdrowotnych uczestników i nie gromadzi danych medycznych bez uzasadnionej potrzeby.
9. Uczestnicy niepełnoletni
W przypadku uczestników w wieku 16–17 lat Crafty Trips może przetwarzać dane niezbędne do rezerwacji i realizacji wyprawy. Jeżeli dana czynność wymaga działania rodzica lub opiekuna prawnego, wymagane informacje lub zgody będą uzyskiwane od odpowiedniej osoby.
Dane rodzica lub opiekuna prawnego mogą być przetwarzane w zakresie niezbędnym do organizacji udziału osoby niepełnoletniej. Crafty Trips nie prowadzi marketingu profilowanego specjalnie pod osoby niepełnoletnie.
10. Podstawy prawne przetwarzania
Dane osobowe mogą być przetwarzane w szczególności na podstawie: konieczności wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem, obowiązków prawnych ciążących na Crafty Trips, prawnie uzasadnionego interesu administratora, a w przypadkach wymagających zgody – na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody.
W przypadku danych szczególnych kategorii, jeżeli ich przetwarzanie będzie konieczne, zastosowana zostanie właściwa podstawa prawna zgodna z RODO.
11. Odbiorcy danych
W zakresie niezbędnym do organizacji i realizacji wyprawy dane mogą być przekazywane podmiotom świadczącym usługi na rzecz Crafty Trips lub uczestnika, w szczególności: ubezpieczycielom, liniom lotniczym, przewoźnikom, hotelom i innym obiektom noclegowym, lokalnym partnerom, organizatorom atrakcji, dostawcom usług IT, hostingu i poczty elektronicznej, bankom, księgowości oraz podmiotom świadczącym usługi prawne lub techniczne.
Każdy odbiorca otrzymuje wyłącznie dane potrzebne do wykonania konkretnej usługi lub obowiązku.
12. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Ze względu na charakter wypraw międzynarodowych dane uczestników mogą być przekazywane do państw poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności hotelom, lokalnym partnerom, przewoźnikom lub liniom lotniczym w krajach, w których realizowana jest wyprawa.
Crafty Trips stosuje rozwiązania wymagane przez przepisy o ochronie danych osobowych, odpowiednie do charakteru transferu i sytuacji prawnej danego państwa. Jeżeli przekazanie danych jest niezbędne do wykonania umowy zawartej z uczestnikiem lub realizacji usług zamówionych na jego rzecz, zastosowanie mogą mieć odpowiednie przepisy RODO dotyczące takich transferów.
13. Płatności
Płatności za wyprawy dokonywane są przelewem bankowym. Dane związane z przelewem mogą być przetwarzane przez bank obsługujący rachunek Crafty Trips oraz przez podmioty obsługujące księgowość i rozliczenia, w zakresie wymaganym przez prawo i niezbędnym do prawidłowego zaksięgowania płatności.
14. Kontakt telefoniczny i WhatsApp
Numer telefonu uczestnika może być wykorzystywany do obsługi rezerwacji, przekazywania informacji organizacyjnych dotyczących konkretnej wyprawy, kontaktu w trakcie jej trwania oraz w sytuacjach wymagających szybkiej komunikacji.
Crafty Trips nie wykorzystuje numeru telefonu ani komunikatora WhatsApp do przesyłania ofert marketingowych, chyba że w przyszłości uczestnik odrębnie wyraziłby zgodę wymaganą przepisami.
15. Kontakt awaryjny
Uczestnik może zostać poproszony o wskazanie osoby do kontaktu w sytuacji awaryjnej, wraz z jej imieniem i numerem telefonu. Dane te są wykorzystywane wyłącznie w uzasadnionych sytuacjach dotyczących bezpieczeństwa uczestnika, np. wypadku, hospitalizacji, zaginięcia lub innego poważnego zdarzenia.
Uczestnik powinien poinformować wskazaną osobę o przekazaniu jej danych Crafty Trips.
16. Pliki cookies
Strona Crafty Trips wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie. Część z nich jest niezbędna do prawidłowego funkcjonowania strony i procesu rezerwacji, a inne mogą służyć do analityki i marketingu.
Cookies analityczne i marketingowe są uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika, jeżeli przepisy wymagają takiej zgody. Użytkownik powinien mieć możliwość zaakceptowania, odrzucenia oraz zmiany ustawień cookies.
17. Google Analytics i Meta Pixel
Crafty Trips planuje wykorzystywanie narzędzi analitycznych Google Analytics oraz narzędzi reklamowych Meta, w tym Meta Pixel, w celu analizowania sposobu korzystania ze strony, mierzenia skuteczności działań reklamowych oraz dopasowywania reklam do zainteresowań użytkowników.
Narzędzia te powinny być uruchamiane po wyrażeniu właściwej zgody na cookies, jeżeli jest ona wymagana. Szczegółowe informacje o konkretnie używanych usługach i ich dostawcach mogą być uzupełniane wraz z rozwojem strony.
18. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje
Dane pochodzące z cookies i narzędzi marketingowych mogą służyć do tworzenia grup odbiorców i dopasowywania reklam. Crafty Trips nie podejmuje jednak wobec uczestników decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany.
W szczególności cena wyprawy, możliwość udziału w niej ani przyjęcie rezerwacji nie są ustalane automatycznie na podstawie profilowania marketingowego.
19. Okres przechowywania danych
Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych, rachunkowych oraz dotyczących przedawnienia roszczeń.
Dane przetwarzane na podstawie zgody mogą być przetwarzane do czasu jej wycofania albo ustania celu przetwarzania, z zastrzeżeniem możliwości dalszego przechowywania minimalnego zakresu danych w celu wykazania udzielenia lub wycofania zgody, jeżeli jest to prawnie uzasadnione.
20. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, mogą przysługiwać – w zakresie określonym przez RODO – prawa do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz wycofania zgody w dowolnym momencie.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
21. Prawo wniesienia skargi
Osoba, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego właściwego do spraw ochrony danych osobowych, w Polsce – do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
22. Dobrowolność i obowiązek podania danych
Podanie danych w celach marketingowych jest dobrowolne. Podanie części danych związanych z rezerwacją i realizacją wyprawy może być konieczne do zawarcia lub wykonania umowy. Brak danych niezbędnych do wystawienia biletu, ubezpieczenia, dokonania rezerwacji hotelowej lub spełnienia wymogów wjazdowych może uniemożliwić wykonanie danej usługi.
23. Bezpieczeństwo danych
Crafty Trips stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne mające na celu ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, ujawnieniem lub nieuprawnioną zmianą. Dostęp do danych jest ograniczany do osób i podmiotów, które potrzebują go do realizacji powierzonych zadań.
Żaden system teleinformatyczny nie daje jednak absolutnej gwarancji bezpieczeństwa.
24. Dostawcy techniczni i hosting
W związku z funkcjonowaniem strony Crafty Trips dane mogą być przetwarzane przez dostawców hostingu, poczty elektronicznej, systemu zarządzania stroną, formularzy, kopii bezpieczeństwa oraz innych usług IT. Zakres współpracy z konkretnymi dostawcami może zmieniać się wraz z rozwojem strony.
W przypadku wdrożenia nowych narzędzi mających istotny wpływ na prywatność użytkowników Polityka prywatności zostanie odpowiednio zaktualizowana.
25. Formularze internetowe
Crafty Trips może korzystać z formularzy internetowych służących m.in. do kontaktu, rezerwacji oraz zbierania dobrowolnych zgód. Dane z formularzy są przetwarzane wyłącznie zgodnie z celem danego formularza.
W przypadku formularza zgody na wykorzystanie wizerunku zapisywana może być treść udzielonej zgody, jej zakres oraz data złożenia, aby możliwe było wykazanie, na co uczestnik wyraził zgodę.
26. Dane przekazane przez inną osobę
Jeżeli rezerwujący przekazuje Crafty Trips dane innych uczestników, powinien posiadać podstawę do ich przekazania oraz poinformować te osoby o przekazaniu danych i zasadach ich przetwarzania. Dotyczy to również danych osoby wskazanej do kontaktu awaryjnego.
27. Zmiany Polityki prywatności
Crafty Trips może aktualizować niniejszą Politykę prywatności w przypadku zmian przepisów, zakresu działalności, wdrożenia nowych narzędzi lub usług albo zmiany sposobu przetwarzania danych.
Na stronie internetowej publikowana jest aktualna wersja Polityki wraz z datą jej obowiązywania. Zmiany nie naruszają praw nabytych ani zasad przetwarzania danych wynikających z obowiązujących przepisów.
28. Kontakt w sprawach prywatności
Pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO lub wycofania zgody można kierować na adres: [DO UZUPEŁNIENIA: e-mail].
Polityka prywatności Crafty Trips – wersja 1.0, obowiązuje od [DATA DO UZUPEŁNIENIA].